Equipo DemiumHerramientas y Consejos

Herramientas para emprendedores: la tecnología al alcance de todos

By 23 febrero, 2019 No Comments

Seguro que has leído decenas y decenas de posts sobre herramientas y tecnología que tanto startups como emprendedores deberían usar en su camino hacia el éxito. Sin embargo, pocos posts te van a hablar de qué posibilidades hay a la hora de escoger decisiones para caminar, decisiones sobre el equipaje que llevar para no sufrir en la primera milla o sobre la orografía del camino hasta llegar a la primera meta volante.

La realidad es que nos encontramos en los años de la tecnología, donde cada vez es más sencillo poner en el mercado un software con increíbles posibilidades. Esto, por un lado, es maravilloso; pero por el contrario, disponemos de una cantidad ingente de piezas que muchas veces nos restan agilidad, eficacia y nos dispersan de lo realmente importante.

En este post quiero hablar de la esencia base, del caldo de cultivo que debes generar – totalmente subjetivo y bajo mi opinión – a la hora de escoger las herramientas para comenzar a caminar. Seguro que el camino será diferente tras esa primera meta volante; seguro que las condiciones climatológicas cambiarán. Pero es esta primera fase de customer discovery la que voy a tener en cuenta en la selección.

Las herramientas base

Como buenos cocineros, antes de ponernos a condimentar, debemos crear una buena base. ¿Qué quiere decir esto? Tan sencillo como que debemos escoger, implantar y adaptar una serie de tecnologías transversales que ayuden a todas los miembros involucrados en el proyecto a estar sincronizados con un motivo. Detectar estas materias comunes es clave para avanzar a velocidad de crucero. Si no, estaremos esquivando icebergs día sí, día también.

Mi experiencia en diferentes proyectos y startups ha derivado en las siguientes materias: organización, documentación y comunicación. Estos tres pilares son comunes a cada una de las locuras en las que he estado involucrado. ¿Y qué herramientas se pueden utilizar? La respuesta correcta es casi infinitas, pero lo mejor es que utilices las herramientas más comunes del mercado para poder encontrar ayuda en los diferentes medios.

Organización

Para el pilar de la organización, mi recomendación es utilizar Trello. Trello es una herramienta gratuita de gestión de proyectos a través de tableros y tarjetas, con una interfaz muy trabajada y sencilla de utilizar. Funciona en todo tipo de dispositivos y es muy versátil. Normalmente se debería crear un tablero general para el producto y, si se considera, tableros para verticales específicas, como marketing. Añado mi toque personal a esta receta que estamos cocinando aportando la estructura que debería tener dicho tablero de producto.

El tablero tipo kanban no funciona en en equipos. Las columnas de to do, doing y done se convierten en cajones desastre que nadie sabe el estado concreto de la tarea y la frustración por no saber el estado real del proyecto aumenta con el paso de los días, restando una gran cantidad de puntos a la organización general del equipo emprendedor. Por eso, es necesario de disponer de un tablero más desglosado que simule la cadena de producción de las tareas. Un ejemplo de columnas a utilizar sería el siguiente:

  • Ideas
  • Backlog
  • Diseño
  • Desarrollo
  • Pruebas
  • Producción

A su vez, las columnas de diseño, desarrollo y pruebas se deberían desglosar en tres subcolumnas: en espera, en progreso, terminado.

Esta estructuración del Trello nos permitirá trabajar con 2 y con 30 personas, ya que cada uno se fijará en sus columnas, pero podrá ver el estado global del proyecto. A partir de esta base, cada maestrillo con su librillo, y cómo etiquetar, como asignar, como describir las tareas es un mundo del que hay mucho escrito y te invito a descubrir.

Documentación

El siguiente pilar es la documentación. A diario me encuentro startups con procesos repetitivos o procedimientos core que no están documentados y no saben replicarlo con exactitud o no saben exponerlo en momentos de necesidad. Cuidado con esto ya que el iceberg puede dañar la estructura del barco por un tema tan básico como este. La herramienta con la que recomiendo empezar a documentar es… Trello. ¿Pero no era una herramienta de organización? Efectivamente lo es, pero es tan sencillo como añadir una columna al comienzo que diga “Documentaciones” y añadir tarjetas con los elementos necesarios. Normalmente no habrá mucha cantidad de información en las primeras semanas, o incluso meses, de la startup, por lo que aplicamos el concepto KISS (Keep It Simple, Stupid) y cuantas menos herramientas tengamos, menos tenemos que mantener y más fácil es tener sincronizado al equipo. Cuando el proyecto crezca, simplemente haz una pequeña búsqueda online sobre herramientas de documentación, prueba alguna de ellas y escoge la que más cómoda y eficaz te parezca.

Comunicación

El último pilar es la comunicación. Bajo mi punto de vista, la comunicación no es mandar mensajes entre los diferentes miembros del equipo, sino un punto de encuentro donde se centraliza toda la comunicación y eventos que ocurren en la startup. La herramienta que recomiendo usar es Slack, ya que con su versión gratuita se cubre todo lo necesario. Si conoces la herramienta, sabrás que hay multitud de alternativas, incluso sin coste alguno. La realidad es que Slack es tremendamente sencillo de usar, con una interfaz muy trabajada y con una cantidad de integraciones que nos harán muy sencillo centralizar todos esos eventos de los que hablábamos con anterioridad.

El primer paso, después de crear tu espacio de trabajo, será crear un canal e integrarlo con Trello para que se notifiquen todos los cambios que ocurran. ¿Ves por dónde voy? Si por ejemplo tienes un ecommerce, podrás integrarlo con Slack para que se te notifiquen las ventas. ¿Quieres las estadísticas de Google Analytics a diario? Conecta la integración y listo. Instala su app en tu móvil y todo lo que ocurra estará al alcance de un touch.

Otras herramientas

Seguro que estás pensando que me dejo una gran cantidad de herramientas básicas, y es verdad. Herramientas para gestión de archivos, por ejemplo, como Dropbox o Drive; o herramientas para diseño, como Photoshop o Sketch. Podría escribir un gigapost con todas las aplicaciones del mercado que se están utilizando de forma general, pero me interesa que termines de leer el post hoy, así que me centraré en lo que considero más básico y posteriormente compartiré un par de enlaces de interés con todas las aplicaciones existentes.

En esta sección quiero hacer un pequeño sprint de herramientas orientadas a las diferentes fases de la metodología LEAN (hipótesis, testeo del problema, testeo de la solución y verificación o pivote). La mayoría de estas herramientas se utilizan en todas las startups de Demium. Recalco que no voy a listar herramientas de nicho ni herramientas totalmente verticales. Los diseñadores tienen sus herramientas, los programadores tienen las suyas, etc.

  • Formularios. Tendrás que realizar varias encuestas online para crear tus primeras hipótesis o validar tu modelo. Las herramientas más típicas son Google Forms, SurveyMonkey y Typeform. Cualquiera de ellas te va a servir en etapas iniciales para este objetivo.
  • Creación de la web. A menos que vayas a hacer un SaaS propio, existen gran cantidad de CMS (Content Management System) que te harán posible tener una web online en cuestión de semanas, o incluso días. ¿Vas a hacer una tienda online? Aunque seas programador y quieras mantener tu orgullo alto, utiliza los CMS que ya existen, como WordPress, Prestashop o Shopify, y reduce el tiempo de validación al mínimo. ¿No sabes diseñar? Todos disponen de herramientas visuales para poder crear el frontend. En WordPress, además de las herramientas que vienen por defecto, dispones de plugins como Elementor que son una auténtica bestia.
  • Ánalítica. En este punto, yo siempre recomiendo la terna de Google Tag Manager, Google Analytics y Hotjar. El primero nos permitirá añadir los otros dos. Además, nos permitirá añadir otro tipo de píxeles sin tener que tocar ni una línea del código fuente, lo que posibilita a los marketers, por ejemplo, realizar su trabajo sin tener bloqueos de programación.
  • Edición de textos. Google Docs es la herramienta preferida de los emprendedores. Su sistema en la nube permite a varias personas trabajar en los textos de forma simultánea, añadir comentarios, disponer de versiones y poder acceder a los archivos desde cualquier sitio. Además, puedes descargar el archivo en multitud de formatos.
  • Derivado del Google Docs también existe Google Slides. Sin embargo, me gustan las presentaciones más espectaculares visualmente hablando. Me siento más cómodo con Canva aunque ambas son herramientas fantásticas.
  • Gestión de archivos. Existen varias herramientas que funcionan de una forma excelente. Escoge la que más que se adapte a tus circunstancias entre Dropbox, Google Drive, Onedrive y otras más minoritarias. Todas funcionan en la nube y con el sistema de archivos local.
  • CRM (Customer Relationship Manager). A mí, personalmente me encanta Hubspot y, con su cuenta free, puedes llegar a controlar la startup durante un recorrido inicial interesante. También está ahora muy en auge Holded.
  • Gestión del código fuente. A día de hoy, creo que hay un claro ganador si no deseas gastarte un céntimo. GitLab ofrece no solo repositorios privados gratuitos, sino que es una suite completa de herramientas, como CI/CD o incluso tableros tipo Trello para gestionar la organización del producto.
  • Interconexión de aplicaciones. Para mi es uno de los mejores aprendizajes de los últimos años. Normalmente la gente desarrolla pequeñas piezas de software que hacen que dos herramientas puedan trabajar juntas. Con productos como IFTTT o Zapier, todo esto lo tendrás al alcance de dos clics. ¿Quieres tener aún más cosas centralizadas en Slack? Conviértete en maestro de este tipo de automatizadores.

Soy consciente del reducido número de herramientas listadas anteriormente. He querido seleccionar las que considero más básicas y de uso casi común en todas las startups, pero podríamos listar herramientas de marketing, social media, legal, calendario, videollamadas, etc. Para que puedas investigar, te dejo dos webs llenas de recursos de este tipo con la que divertirte unas cuantas horas: https://startupresources.io/ y https://startupstash.com/